Inschrijfformulier Kerstmarkt 2019

Algemene voorwaarden  Kerstmarkt Speeltuin de Torteltuin (hobbyisten)

1. ORGANISATIE

Contactgegevens Speeltuin de Torteltuin, v Enckevoirtlaan 6, 3052KR Rotterdam

Contactpersonen:  Monique van den Bosch, Marcel van den Bulk, Wouter van Weijen

E-mail: speeltuindetorteltuin@gmail.com

Openingstijden Speeltuin de Torteltuin

Di-Vrij 11:00 tot 17:00 uur

Zaterdag 21 december:   Gesloten tot 16:00 uur. Kerstmarkt 16:00-21:00 uur

2. DEELNAMEVOORWAARDEN

2.1 Datum en locatie

  1. De Kerstmarkt is geopend zaterdag 21 december: van 16:00 tot 21:00 uur
  2. De Kerstmarkt vindt plaats op de volgende locatie:  Sportterrein op de speeltuin. De tussengelegen bestrating en de Muziektent wordt ingezet voor een (muziek)programmering.
  3. De organisatie heeft te allen tijde het recht om wijzigingen aan te brengen in het evenementenprogramma en/of de indeling van het evenemententerrein.

2.2 Te exposeren producten of diensten

  1. Het is te allen tijde verboden (fris)dranken, (zwak)alcoholische dranken, warme chocolademelk en/of glühwein of etenswaren te verkopen of weg te geven (uitgesloten deelnemers gecontracteerd door de organisatie van de Kerstmarkt. Mocht u hierin geïnteresseerd zijn, dan kunt u een e-mail sturen naar speeltuindetorteltuin@gmail.com). Let op: ook de verkoop van gesloten drankverpakkingen (glaswerk) is niet toegestaan, tenzij u dit van te voren bij de organisatie heeft aangevraagd.
  2. De kramen van de Kerstmarkt zijn bestemd voor de verkoop van kerstgerelateerde artikelen. Er mogen uitsluitend producten worden verkocht die in overeenstemming zijn met het doel en het concept van de Kerstmarkt. In uw inschrijving vragen wij u de artikelen te noemen die u gaat verkopen. Op basis van uw inschrijving en evt. bijgevoegde foto’s wordt door de organisatie bepaald of het product voldoet aan de gestelde eisen. Binnen 1 week na aanmelding ontvangt u bericht of uw product is goedgekeurd. Na goedkeuring maakt u uw inschrijving definitief middels directe betaling.
  3. Naast de aard van het product kan de organisatie deelname aan het evenement weigeren indien dit noodzakelijk wordt geacht in verband met de veiligheid, het dreigende ontstaan van schade en hinder e.d. en/of opmerkingen uit de evaluatie van voorgaande jaren.
  4. Deelnemers mogen geen commerciële handel bedrijven/opgekochte partijen verkopen.
  5. De organisatie heeft te allen tijde het recht om -zonder schadevergoeding- goederen die niet zijn aangegeven bij uw inschrijving, of op grond van de algemene voorwaarden niet toelaatbaar zijn, van het evenemententerrein te doen verwijderen. Als een deelnemer de verzoeken van de organisatie niet opvolgt, kan dit totale verwijdering van de markt tot gevolg hebben.
  6. De organisatie bepaalt het aantal kramen waarin eenzelfde (soort) product of dienst wordt tentoongesteld en verleent dus geen exclusiviteit, tenzij anders is afgesproken.

2.3 Aanmelding

  1. Aanmelden kan het inschrijfformulier, ter plekke bij de speeltuin of via de digitale weg, via een email. Na goedkeuring van de inschrijving, maakt betaling van de borg de inschrijving definitief.(zie 2.4)
  2. De aanmelding dient vóór 21 november 2019 binnen te zijn bij de Speeltuin de Torteltuin
  3. Deelname is persoonsgebonden. Het is niet toegestaan om kramen door te verkopen of door anderen dan de ingeschreven deelnemer te laten bemannen. Bij aanwezigheid van bemanning van anderen dan de ingeschreven deelnemer, wordt/worden de betreffende persoon/personen van de markt verwijderd.
  4. Kramen zijn voor 1 avond te reserveren.
  5. Er worden geen grondplaatsen uitgegeven. De organisatie bepaalt de plaatsen.
  6. Het plaatsen van eigen kramen, tenten of (markt)tafels is verboden. 
  7. Per deelnemer worden maximaal 1 kraam uitgegeven.
  8. In geval van bijzondere omstandigheden is de organisator gerechtigd de aan een deelnemer toegewezen plaats te wijzigen, zonder dat hier sprake is van recht op schadevergoeding. Dit wordt vóór het evenement gecommuniceerd met de deelnemer.
  9. Eind november ontvangen alle ingeschreven deelnemers een definitieve bevestiging en evt. Nog wat extra informatie.

2.4 Betaling en annulering

  1. Binnen één week na aanmelding ontvangt u een e-mailbericht met daarin het bericht of u wel of niet kunt deelnemen aan de Kerstmarkt. Deelname is gratis, maar met een borgbetaling van €25,00.
  2. Na goedkeuring van uw inschrijving ontvangt u een factuur en betaalinstructie.
  3. Betalingen dienen binnen 2 weken na ontvangst van de betaalinstructie voldaan te zijn.
  4. Na een succesvolle betaling is uw deelname bevestigd. Mocht u binnen 2 weken na het verzoek tot betaling nog niet hebben betaald, dan vervalt uw inschrijving. U dient zich dan zelf opnieuw aan te melden.
  5. Bij annulering voor 1 december  2019 zijn enkel de administratiekosten van €5 verschuldigd.
  6. Bij schriftelijke annulering na 1 december 2019 en voor 15 december 2019 wordt er 50% + administratiekosten, zijnde €17,50 in rekening gebracht. Het restant van het reeds betaalde bedrag wordt teruggestort op de rekening van de deelnemers. In geval van schriftelijke annulering vanaf 15 december 2019 worden er 100% annuleringskosten in rekening gebracht, zijde de borg €25.

2.5 Aansprakelijkheid

  1. Deelnemers moeten beschikken over een Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering.
  2. Deelname aan het evenement geschiedt op eigen risico.  De organisatie is op geen enkele wijze aansprakelijk te stellen voor welke schade dan ook, geleden door deelname aan, en/of eventuele wijziging en/of afgelasting van de Kerstmarkt.
  3. Gederfde inkomsten door technische mankementen aan apparatuur of falen van materiaal dat gebruikt wordt door de organisatie van de Kerstmarkt, bijvoorbeeld stroomuitval, kan niet verhaald worden op de organisatie van de Kerstmarkt.

3. HET GEBRUIK VAN DE VERKOOPSTANDS

3.1 Algemeen

  1. De speeltuinorganisatie is uw eerste aanspreekpunt bij problemen, klachten en/of calamiteiten.
  2. Standhouders zijn verplicht hun kraam in kerstsfeer aan te kleden ism met de speeltuin organisatie.
  3. Voor een deelnemer is het mogelijk om aan de Kerstmarkt deel te nemen via de borgstelling van een marktkraam in de afmeting 4 meter. 
  4. Marktkraam afmetingen

Diepte 100 cm. (presentatieblad steekt aan de voorkant 20 cm. uit.)

Werkblad 210 x 120 cm. ( bestaat uit een deel van 90 en 30 cm. )

Het deel van 30 cm. kan desgewenst dienen als afdakje. Daarmee ontstaat dan 55 cm. “droge” ruimte.

Hoogte werkblad 75 cm. Hoogte Kraam 200 – 240 cm. Breedte dak 240 cm. Let op: het is niet mogelijk om de kraam uit te bouwen, zowel voor, achter als naast. Tevens is het niet toegestaan om de opslag van voorraad tegen de achterliggende gevel of in het gras te plaatsen!

  • Een stroomaansluiting moet vooraf worden aangevraagd, tijdens de Kerstmarkt kan hier geen aanspraak meer op worden gemaakt. 1 stroomaansluiting is kosteloos, dit betreft een 220Vstroomaansluiting. Exclusief: spatwaterdicht aansluitsnoer vanaf de stand naar het stroompunt. Medewerkers van de organisatie controleren continue op het juiste gebruik van stroompunten.

Mocht illegaal gebruik toch plaatsvinden dan wordt de stroom direct afgesloten en brengen wij u € 250,00 in rekening (reguliere kosten + boetebedrag). Bij herhaaldelijk illegaal gebruik wordt u van de markt verwijderd.

  • Alle verkoopstands worden voorzien van een kraamnummer.
  • Plaatsing kramen. Het kramenplan wordt gemaakt door de organisatie van de speeltuin.

 3.2 Op- en Afbouw

  1. De op- en afbouwtijden zijn: Opbouw vrijdag 20 december van 17:00 -22:00 uur door de organisatie, en zaterdag 21 december tussen 12:00 -15:00 uur door de deelnemers. Opbouw vrijdag door deelnemers moet aangevraagd worden bij de organisatie. Zaterdag om 15:30 uur moeten alle kramen ingericht zijn en klaar voor gebruik.
  2. Zaterdag wordt om 21:00 uur de verlichting gewijzigd en kunnen de kramen uitgeruimd worden. Vanaf  22.00 uur worden de kramen afgebouwd.

Het is niet toegestaan de kramen voor 21:00 uur uitteruimen.

  • Tijdens de Kerstmarkt wordt de stroom centraal geregeld. Dat betekent dat de stroom voor de horeca en verlichting van de kramen op vastgestelde tijden aan en uit worden gezet: 
  • Aggregaten: er is op de speeltuin 1 aggregaat, deze gaat vrijdag 20 december aan om 17.00 uur  tot 22.00 uur. Zaterdag 21 december  vanaf 14:00 uur, of zoveel eerder als de organisatie dit nodig vindt. 
  • Het plaatsen van de auto of aanhanger achter of bij de kraam is niet toegestaan. In overleg met de oragnisatie kunt u uw materialen met de auto naar de kraam brengen.

Na bovengenoemde opbouwtijden moeten alle voertuigen van het terrein verwijderd zijn. Tijdens de openingstijden van de markt is verkeer op het terrein verboden.

  • Na opening van de Kerstmarkt blijft de toegang tot het evenemententerrein gesloten voor verkeer tot het moment dat deze door de organisatie in overleg met de organisatie wordt vrijgegeven voor autoverkeer.
  • Voertuigen die zich zonder toestemming van de organisatie op het terrein bevinden worden verwijderd en bekeurd.
  • Tijdens de op- en afbouw moet voldoende ruimte vrij blijven om collega-deelnemers en nood- en hulpdiensten te laten passeren. Na het laden en lossen kan er o.a. geparkeerd worden op P-van het Hout en Meubileringscollege, aan de Erasmussingel.


3.3 Het gebruik van de kerstkramen

  1. Het is niet toegestaan de standplaats in de grond te bevestigen en/of uit te bouwen voor, achter of naast de standplaats! 
  2. Het is niet toegestaan materialen te bevestigen aan de gevels van naast- en achterliggende panden. 
  3. Het is niet toegestaan om achter de kraam voorraad(dozen) tegen de panden aan te zetten. Voorraad mag alleen onder de kraam bewaard worden. 
  4. Het is niet toegestaan strooifolders en/of monsters met wegwerpverpakking te verspreiden.
  5. Het is niet toegestaan straalkachels, waterkokers en extra verlichting (zoals bouwlampen) aan te sluiten op de stroomaansluiting in verband met het risico op stroomstoringen. Medewerkers van de organisatie controleren continue op het juiste gebruik van stroompunten. Mocht illegaal gebruik toch plaatsvinden dan wordt de stroom direct afgesloten en brengen wij u € 250,00 in rekening (reguliere kosten van € 75,00 + boetebedrag). Bij herhaaldelijk illegaal gebruik wordt u van de markt verwijderd.
  6. Het is niet toegestaan de lichtbolletjes te vervangen door feller licht of spaarlampen. 
  7. Het is niet toegestaan kaarsen te branden of ander open vuur in de kraam te plaatsen. Dit geldt ook voor windlichten, waxinelichtjes etc..
  8. Stroomaansluitingen worden tegen betaling beschikbaar gesteld door middel van aansluitpunten in “paddenstoelen”. De paddenstoelen staan verspreid op het evenemententerrein opgesteld. Handelaren moeten zelf zorg dragen voor een spatwaterdicht aansluitsnoer vanaf de kraam naar de dichtstbijzijnde stroompaddenstoel (ca. 25m). Aansluitsnoeren dienen met de opening naar beneden geplaatst te worden. Bovendien moeten de snoeren geaard en spatwaterdicht zijn. Haspels dienen geheel uitgerold te worden.
  9. De standplaats moet dagelijks na afloop schoon worden achtergelaten. Bij het in gebreke blijven worden de kosten op de standhouder verhaald. Op het terrein staan op verschillende locaties afvalverzamelplaatsen waar het mogelijk is om uw afval te scheiden. 
  10. Afvoeren afval: U bent als kraamhouder verantwoordelijk voor het op de juiste wijze afvoeren van uw afval, zowel tijdens als na afloop van het evenement (dagelijks). De organisatie van de Kerstmarkt plaatst op de diverse vuilcontainers waarin u uw afval kunt storten. Bewaar eventueel overtollig afval onder uw kraam en plaats het pas bij de vuilcontainers als de markt is afgesloten.

3.4 Veiligheid

  1. De Kerstmarkt is een groots opgezet evenement waarin diverse partijen en personen een rol spelen. Het kan natuurlijk gebeuren dat er zich een situatie voordoet waardoor de Kerstmarkt voor een deel of in zijn geheel ontruimd dient te worden. Mocht dit zich voordoen, dan zal de organisatie dit via speeltuinpersoneel aan u overbrengen. Van u wordt verwacht dat u strikt opvolgt wat van u gevraagd wordt.

U dient ook de aanwijzingen van het speeltuinpersoneel op straat strikt op te volgen. Mocht het zover komen dat de Kerstmarkt ontruimd wordt, dan is aan u het verzoek om niet direct uw auto te halen om uw verkoopwaar in te laden. Eerste prioriteit is het verwijderen van de mensen van het terrein.

Wanneer de mogelijkheid er is, zal aan u worden aangegeven wanneer u met de auto op het terrein toegelaten wordt. De toegangspoort tot de speeltuin blijft gesloten tot het moment dat deze door de organisatie worden vrijgegeven voor verkeer. Alleen door met elkaar de regels goed op te volgen, kunnen we een ontruimingsactie goed en veilig laten verlopen.

U heeft gekozen voor inschrijving als deelnemer van de kerstmarkt 2019 op de Speeltuin de Torteltuin.

Met onderstaand formulier kunt u zich inschrijven voor de kerstmarkt en geeft u aan dat de de algemenen voorwaarden heeft gelezen en geaccepteerd.

De kosten voor de deelnemers zijn gratis maar u betaalt vooraf € 25,00 borg per kraam. De borg wordt na de kerstmarkt op uw rekening terug gestort.

Indien U van stroom gebruik wilt maken kunt u dat op onderstaand formulier aan geven. Per kraam is er beperkt stroom beschikbaar.

Inschrijving kerstmarkt 2019 Speeltuin de Torteltuin:

Naam:

Adres:

Postcode en Woonplaats:

Emailadres:

Rekeningnummer:

Telefoonnummer:                                                              Mobiel:                                                                    

Stroom:

Welke artikelen verkoopt U:

Opbouw kerstkraam

Zaterdag 21 december  

Vanaf 12:00 uur  0  ja                     0 nee

Anders:

Datum inschrijving:

Handtekening deelnemer kerstmarkt: